Sprachrohr

Einführung der elektronischen Akte

28.05.2021

Der CDU-Fraktion ist es ein wichtiges Anliegen, dass die Gemeindeverwaltung als Dienstleister für die Bönenerinnen und Bönener auch technisch auf der Höhe der Zeit arbeitet. Aus diesem Grund sind für für die Einfüjhrung einer elektronischen Akte (eAkte). Der Antrag ist teil unserer Digitalisierungs-Offensive für Bönen! 

Der Rat der Gemeinde Bönen möge beschließen:

1.Die Gemeindeverwaltung wird beauftragt dem Rat wie folgt darzulegen, welche Tätigkeitsbereicheder Verwaltungbisher digitalisiert sind und welche nicht:Der Rat soll anhand der Darstellung nachvollziehen können, welche Software bei den bereits digitalisierten Tätigkeiten zum Einsatz kommt.Der Rat soll bei den nicht digitalisierten Tätigkeiten nachvollziehen können, warum bishereine Digitalisierung der Tätigkeit nicht umgesetzt wurde.Weiterhin sollte die Darstellung eine Einschätzung der Gemeindeverwaltung enthalten, ob die Anforderungen des OZG bzw.OZG NRWbis Ende 2022 erfülltwerden.

2.Die Gemeindeverwaltung wird beauftragt zu prüfen, wie eine vollständige elektronische Aktenführung in der Gemeindeverwaltung umgesetzt werden kann.

 

Begründung:

Der CDU-Fraktion ist es ein wichtiges Anliegen, dass die Gemeindeverwaltung als Dienstleister für die Bönenerinnen und Bönener auch technisch auf der Höhe der Zeit arbeitet. Wir sind überzeugt, dass digitale Lösungen in vielen Fällen die Verwaltungsmitarbeiter und Verwaltungsmitarbeiterinnen entlasten, neue Lösungswege aufzeigen und die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessern können. Von den Möglichkeiten solcher Lösungen soll auch die Gemeinde Bönen profitieren. Wir bringen den folgenden Antrag ein, damit sich der Fokus des Rates und der Ausschüsse stärker als bisher auf das Zukunftsthema Digitalisierung richtet.

Der CDU-Fraktion ist bewusst, dass die Gemeindeverwaltung bereits in vielen Bereichen an der Umsetzung digitaler Lösungen arbeitet. Der Rat kann diesen Prozess aber nur unterstützend begleiten, wenn sowohl in der Gemeindeverwaltungals auch im Rat alle Akteure ein Bewusstsein für den Stand der Umsetzungund ggf. noch nicht gehobene Potentiale entwickeln. Der Antrag zielt darauf ab, dem Rat einen entsprechenden Überblick zu geben. Die beauftragte Darstellung sollte nach unserer Überzeugung ausführlich ausfallen und die einzelnen Fachbereiche und deren Aufgaben – etwa wie im Organigramm der Gemeindeverwaltung aufgezählt –einzeln thematisieren. Dabei sollte jeweils dargestellt werden, welche Software-Lösungen für die Bewältigung einer Aufgabe zum Einsatz kommen und in welchen Bereichen keine Software-Lösungen zum Einsatz kommen. Bei den Aufgaben, in denen bisher keine Software-Lösungen zum Einsatz kommen, sollte die beauftragte Darstellung außerdem eine kurze Begründung enthalten, warum bisher keine digitale Lösung angeschlossen ist. Die Darstellung sollte auch eine Selbsteinschätzung der Gemeindeverwaltung dazu enthalten, wie weit sie bisher bei der Umsetzung der Anforderungen aus OZG und OZG NRW gekommen istu nd ob die Einhaltung aller dahingehender Anforderungen bis Ende 2022 gesichert ist.

Der Antrag auf Prüfung der Umsetzbarkeit einer vollständig elektronischen Aktenführung ist aus unserer Sicht die logische Konsequenz aus dem Sachstandsbericht zur bisherigen Digitalisierung. Zwar besteht wohl auch in Zukunft für Kommunen keine Rechtsplicht zur Einführung einer elektronischen Akte. Wir wünschen uns aber, dass die Gemeinde Bönen die in diesem Bereich möglichen Effizienzgewinne möglichst vollständig ausschöpft. Wir wünschen uns, dass in unserer Gemeindeverwaltung eine Kultur des Fortschritts und des Dienstleistungsgedankens herrscht. Zudem gehen wir davon aus, dass nur ein Team, dass an die digitale Arbeit gewöhnt ist auch in Zukunft mit vollem Erfolg innovative Software-Lösungen anwenden kann, die ggf. die Qualität und/oder Effizienz der Arbeitsprozesse in der Verwaltung erhöhen können.